ENSA@WORK 2004: в поисках путей снижения издержек предприятия все чаще обращают внимание на системы печати.
Одним из компонентов стратегии адаптивного предприятия, активно обсуждавшейся на прошедшей в Мюнхене конференции ENSA@WORK 2004, организованной компанией Hewlett-Packard, является управление печатью.
По данным аналитической компании Gartner, печать, копирование и аналогичные способы отображения информации относятся к тем видам корпоративных расходов, которые сложно отслеживать; при этом в большинстве предприятий эти расходы могут быть снижены на 10-30%. По оценкам Gartner, затраты на печать составляют около 1-3% бюджета предприятия.
О стратегической важности систем печати для ИТ говорят и другие цифры, приведенные HP: 55% сетевого трафика и 40-60% звонков в службу технической поддержки предприятия связаны именно с работой принтеров. Между тем многие предприятия, оптимизируя свою ИТ-инфраструктуру и методы управления ею, забывают про вопросы печати. Они не знают точно, сколько устройств вывода у них установлено, не используют средства удаленного администрирования для устранения неполадок, в 48% случаев не учитывают на постоянной основе стоимость сделанных распечаток, а в 31% случаев — величину косвенных ИТ-расходов, связанных с печатью (установка, управление, работа службы поддержки).
Для достижения действенной экономии в HP предлагают концепцию «всеобщего управления печатью» (Total Print Management, TPM), реализация которой включает в себя аппаратное и программное обеспечение, а также специальные службы. В качестве аппаратного обеспечения предлагаются принтеры HP, а в качестве ПО — средство управления HP Web JetAdmin. Этот инструментарий позволяет управлять всеми принтерами предприятия независимо от того, подключены ли они к ПК напрямую либо работают через сеть. В программном инструментарии реализована поддержка всех принтеров из линейки HP, а также возможность работы с Active Directory.
В ходе ENSA@WORK было объявлено, что предложением TPM заинтересовались в регионе EMEA, объединяющем страны Европы, Ближнего Востока и Африки. Первым клиентом HP в этой географической области стала корпорация Ford Motors, которая запустила пилотный проект TPM в Великобритании, а в дальнейшем собирается распространить его на всю Европу и перевести на новые принципы управления 15 тыс. печатающих устройств, обслуживающих 150 тыс. пользователей.
Основными путями снижения затрат на печать является инвентаризация печатающих устройств, их унификация и более рациональное размещение, автоматизация управления принтерным парком с использованием инструментов удаленного доступа. Но самое главное — внедрение внутренних политик печати, регламентирующих использование принтеров. Так, в Ford создали особый свод правил. Он, к примеру, предписывает пользователям посылать документы на печать, только если их невозможно прочитать на экране или требуется отправить за пределы компании; рекомендуется всегда пользоваться функцией предварительного просмотра, чтобы удостовериться, что страница документа целиком помещается на бумажный лист; в обязательном порядке использовать двустороннюю печать, а при выводе презентаций в PowerPoint стараться размещать несколько слайдов на одной странице. Отдельно упомянута цветная печать. Поскольку она на 350% дороже монохромной, пользоваться ею следует только в тех случаях, когда цвет действительно помогает восприятию документа. Из этих мер видно, насколько экономия на печати зависит от разумных и ответственных действий пользователей.
После объединения с Compaq оптимизацию систем печати провела и сама HP. Число печатающих устройств (принтеров и копиров) было сокращено с 4385 до 2004, а количество их производителей — с дюжины до одного. В результате возросла месячная нагрузка на одно устройство — с 4625 до 9008 страниц (то есть почти вдвое), но общие годовые расходы на печать уменьшились с 15,2 млн. долл. до 8,3 млн. долл.
Одной из специальных услуг, предлагаемых клиентам HP в рамках TPM, является услуга pay-per-use. В этом случае компания устанавливает принтеры в офисах клиента и взимает оплату в зависимости от интенсивности их использования. При этом может взиматься как фиксированная плата за год, которая со временем меняется в зависимости от количества использованных расходных материалов, так и оплата в зависимости от количества распечатанных страниц. HP полностью берет на себя работу по обеспечению расходными материалами, техническому обслуживанию и поддержке пользователей, а также управлению инфраструктурой печати.
В регионе EMEA предоставлением услуг, связанных с печатью, занимается специально созданная для этих целей компания — Imaging&Printing Services Organisation EMEA. Новый сервис компания IPSO запустила 18 месяцев назад. Ее руководитель, Изабель Руи-Бьюссон утверждает, что в настоящее время около 70% компаний рассматривают возможность такого способа аутсорсинга печати. По ее словам, сотрудничество начинается с небольших участков, а затем может распространяться на всю организацию. Среди нынешних клиентов IPSO — компания Alcatel и сеть розничной торговли Carrefour.
В продвижении услуг pay-per-use в HP намерены сконцентрироваться на среднем и крупном бизнесе, поскольку из-за больших объемов печати именно здесь имеет смысл сокращать издержки таким способом. Ведь, несмотря на то что доля электронных документов в деловом общении продолжает расти, количество информации, выводимой на бумажные носители, не только не снижается, но продолжает увеличиваться. В противном случае рассматриваемая проблема со временем разрешилась бы сама собой. Этим и продиктована озабоченность руководства многих предприятий вопросом издержек печати: ведь если не начать управлять ими, то они продолжат свое бесконтрольное увеличение и в дальнейшем.